Administratieve gebreken, informatiebeschikking terecht afgegeven

Het bewaren van een papieren administratie in een schuur die onvoldoende tegen weersinvloeden is beschermd en het verzuimen van het maken van kopieën zijn onvoldoende om onder een informatiebeschikking uit te komen. Van een administratieplichtige mag worden verwacht dat hij of zij de digitale en papieren administratie op een deugdelijke manier bewaard en zo nodig kopieën maakt.
Aan een restauranthouder zijn na een onderzoek naar de aanvaardbaarheid van de aangiften IB 2008 tot en met 2012 en de aangiften omzetbelasting over de tijdvakken 1 januari 2008 tot en met 31 december 2012 informatiebeschikkingen opgelegd in verband met gebreken in de administratie. Volgens de restauranteigenaar zijn deze informatiebeschikkingen onterecht opgelegd. De restauranteigenaar geeft aan de boeken zelf te hebben bijgehouden. Zakelijk en privé liepen hierbij door elkaar en voorraden werden niet bijgehouden. En in 2013 heeft het geautomatiseerde afrekensysteem het begeven zonder dat het mogelijk was de bestanden veilig te stellen. De in een Excel-sheet dagelijks vastgelegde omzetgegevens, contante ontvangsten, pin- en creditcardontvangsten en kleine uitgaven werden wel gearchiveerd. Doordat de ordners werden bewaard in een schuur waar regen en storm vrij spel hadden, zijn die overzichten bijna allemaal onleesbaar. De Excel-bestanden met kastransacties zoals afstortingen, privé-opnames en salarisbetalingen zijn allemaal naar de boekhouder gestuurd. Dit laatste kan als het kasboek worden beschouwd.
Volgens de inspecteur zijn de stortingen vanuit de kas naar de zakelijke bankrekening en diverse privéuitgaven echter niet verantwoord. Er zijn negatieve kassaldi en ook leidt de vermogensvergelijking voor de jaren 2009 tot en met 2012 tot een negatief netto privé. Verder kan er geen aansluiting worden gemaakt tussen de maandelijkse kassarapporten en de verantwoorde creditcardbedragen op de uitdraaien van de Excel-bestanden.
De rechtbank is van mening dat de informatiebeschikkingen terecht zijn opgelegd omdat niet aan de administratieverplichtingen van art. 52 AWR 1959 is voldaan. Volgens de rechtbank staat vast dat de primaire bescheiden als de dagelijkse en maandelijkse kassarapporten en dagafsluitingsrapporten van de pinbetalingen, de in- en verkoopfacturen, de bankafschriften en de onderliggende bescheiden grotendeels niet bewaard zijn gebleven, terwijl die bescheiden een wezenlijk deel van de administratie van een onderneming vormen. De restauranteigenaar heeft de gebreken in de administratie onvoldoende weersproken. De informatiebeschikkingen zijn terecht vastgesteld.
Bron: Rb. Noord-Holland 24-03-2017