Handreiking werkplek thuis aangepast

De handreiking ‘Welke gerichte vrijstellingen gelden voor de werkplek thuis?’ is uitgebreid. In de handreiking staat nu meer informatie over een eigen bijdrage die een werknemer betaalt voor een duurdere uitvoering van een arbovoorziening. Ook is de informatie uitgebreid over een arbovoorziening die onder een cafetariaregeling valt.
Voor de werkplek thuis gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de werkkostenregeling, de volgende gerichte vrijstellingen:

arbovoorzieningen
gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium

Arbovoorzieningen De gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen (voor bijvoorbeeld een bureaustoel of een bureau) is van toepassing als de werkgever voldoet aan de volgende voorwaarden:

De arbovoorzieningen hangen samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
De werknemer gebruikt die voorzieningen (gedeeltelijk) in de werkruimte.
De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen.
De inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:

De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en ergonomisch verantwoord zijn werk kan doen. Denk hierbij aan een zitgelegenheid en een werkblad of werktafel, die doelmatig zijn.
In de werkruimte zijn voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting.


Eigen bijdrage Kiest de werknemer voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening en betaalt hij alleen voor de meerprijs een eigen bijdrage uit het nettoloon? Dan blijft voor de basisvoorziening die de werkgever voor zijn rekening neemt de gerichte vrijstelling van toepassing. De eigen bijdrage gaat van het nettoloon af.
Cafetariaregeling De gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. De kosten komen dan ten laste van de werknemer. Er wordt dan niet voldaan aan de voorwaarde dat de werknemer geen eigen bijdrage betaalt voor de voorziening.
Eindheffingsloon Kiest de werknemer voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening en wordt alleen de meerprijs uitgeruild met het brutoloon? Dan is dit wel toegestaan, op voorwaarde dat de werkgever de vergoeding hiervoor aanwijst als eindheffingsloon. Omdat de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen hierop niet van toepassing is, blijft de vergoeding voor de meerprijs van de luxere versie alleen onbelast als de werkgever nog vrije ruimte heeft.
Voldoet de voorziening niet aan de voorwaarden? Dan gaat dit ten koste van de vrije ruimte als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.
Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Het noodzakelijkheidscriterium is van toepassing als:

De voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
De werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer.
De werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever moet terugbetalen, als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Noodzakelijk ‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. Als een voorziening noodzakelijk is voor het werk van de werknemer, dan is de werkgever hier financieel verantwoordelijk voor. De kosten van een noodzakelijke voorziening komen voor rekening van de werkgever. Een werknemer mag privévoordeel hebben van de voorziening. Dit voordeel hoeft de werkgever niet tot het loon te rekenen. De werkgever mag wel een eigen bijdrage vragen als een werknemer kiest voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. Ook mag de werkgever een eigen bijdrage voor privégebruik vragen.
Cafetariaregelingen Binnen een cafetariaregeling zijn vergoedingen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur niet gericht vrijgesteld. Deze voldoen niet aan het noodzakelijkheidscriterium. Voor bestuurders geldt het noodzakelijkheidscriterium pas als de werkgever aannemelijk kan maken dat de voorziening aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet. Dit geldt ook voor commissarissen die men verloont via opting-in. In deze gevallen heeft de werkgever dus de bewijslast.
Voldoet een voorziening niet aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium? Dan gaat dit ten koste van de vrije ruimte als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.
Handboek Loonheffingen
Paragraaf 22.1.7 (noodzakelijkheidscriterium)
Paragraaf 22.1.9 (arbovoorzieningen)
Bron: Forum Fiscaal Dienstverleners, 13-08-2021