Voer een controleerbare urenregistratie!

Afhankelijk van de aard en omvang van een onderneming moet een solide en controleerbare urenregistratie worden bijgehouden. Hoewel de loonadministratie correct is, is deze door het ontbreken van een urenadministratie niet te controleren. De inspecteur heeft terecht een informatiebeschikking opgelegd.
Twee vennoten drijven een pizzeria in de vorm van een VOF. In 2015 houdt de Belastingdienst een boekenonderzoek. Op 13 november 2016 legt de inspecteur een informatiebeschikking op. Uit het het boekenonderzoek is namelijk gebleken dat de pizzeria op onderdelen niet heeft voldaan aan haar administratieverplichtingen. Voor het hof gaat het om de administratieplicht ten aanzien van de personeels- en urenadministratie, waarvoor de rechtbank de opgelegde informatiebeschikking heeft afgewezen en waarvoor de inspecteur hoger beroep heeft aangetekend. De pizzeria heeft geen (uren)planning van het personeel, de gewerkte uren niet vastgelegd of bewaard en geen betaalbewijzen van de contante uitbetalingen van het loon. De vraag voor het hof is of de inspecteur terecht een informatiebeschikking heeft opgelegd. Volgens de inspecteur moet, gezien de kwantiteit en het wisselende personeelsbestand waarmee de pizzeria werkt, in de personeelsadministratie controleerbaar zijn hoeveel uren het personeel heeft gewerkt en hoeveel uren zijn verloond. Volgens de pizzeria werden de werkdagen en -tijden mondeling afgesproken en werden de feitelijk gewerkte uren ongeveer twee keer per maand doorgegeven aan de loonadministrateur. De loonadministrateur verwerkte deze in de loonadministratie. Het personeel werkte op vaste dagen en tijden, zodat alleen afwijkingen relevant waren om te onthouden. Het was daarom niet noodzakelijk om een urenplanning en -registratie vast te leggen. Volgens de inspecteur is de loonadministratie niet onjuist. Alleen is niet controleerbaar vastgelegd hoeveel uren het personeel daadwerkelijk heeft gewerkt. Het hof oordeelt dat de pizzeria een solide en controleerbare urenregistratie moet bijhouden. Naar aanleiding van een overzicht van de geregistreerde personeelsleden en de gewerkte uren van de inspecteur, oordeelt het hof dat het onwaarschijnlijk is dat alle werknemers vaste contracten met vaste werktijden hebben. Ook omdat de werknemers in 2013 en 2014 een verschillend aantal uren hebben gewerkt, concludeert het hof dat er zonder een controleerbare urenregistratie geen sluitende loonadministratie tot stand is gebracht. Vast staat dat de pizzeria 3.952 uren per jaar is geopend. De inspecteur heeft aannemelijk gemaakt dat er in 2013 in totaal 2.524 uren zijn verloond en in 2014 3.914. De pizzeria heeft in beide jaren ook drie auto’s ter beschikking gehad voor bezorgdiensten, waarvan meerdere medewerkers gelijktijdig bezorgdiensten uitvoerden. Dit betekent dat in beide jaren ten minste 3.952 uren verloond hadden moeten zijn, de voorbereidings- en schoonmaakwerkzaamheden nog buiten beschouwing gelaten. De inspecteur heeft volgens het hof dan ook aannemelijk gemaakt dat de pizzeria de administratieverplichting heeft geschonden. De schending is van dien aard dat omkering en verzwaring van de bewijslast gerechtvaardigd is. Het hof ziet, gezien het voorgaande, geen reden om een nieuwe termijn te stellen voor het alsnog voldoen aan de in de informatiebeschikking bedoelde verplichtingen ter zake van de urenadministratie. Het hoger beroep van de inspecteur is gegrond.
Bron: Hof Arnhem-Leeuwarden 28-01-2020