Handreiking voor de werkplek thuis

Omdat de Belastingdienst veel vragen krijgt over de werkkostenregeling en de werkplek thuis, is de handreiking met het antwoord op veelgestelde vragen en een aantal praktische voorbeelden geactualiseerd.
Voor de werkplek thuis gelden binnen de werkkostenregeling gerichte vrijstellingen voor arbovoorzieningen en voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. De voorwaarden voor deze gerichte vrijstellingen zijn te vinden in het Handboek Loonheffingen, paragraaf 20.1.7 (noodzakelijkheidscriterium) en paragraaf 20.1.9 (arbovoorzieningen).
Voldoet een voorziening niet aan de voorwaarden van een arbovoorziening of het noodzakelijkheidscriterium dan gaat dat ten koste van de vrije ruimte als de werkgever deze voorziening aanwijst als eindheffingsloon. Voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.
In de handreiking worden de volgende praktische voorbeelden gegeven.
Vergoeding inrichting thuiswerkplek zonder factuur
Alle werknemers ontvangen een vergoeding van € 500 voor de inrichting van de thuiswerkplek. Ze hoeven geen factuur in te leveren. De werkgever wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon.
Zonder factuur komt de vergoeding van € 500 ten laste van de vrije ruimte. De gerichte vrijstellingen voor arbovoorzieningen en noodzakelijke voorzieningen zijn niet van toepassing omdat de werkgever zonder factuur niet kan toetsen of voldaan is aan de voorwaarden van deze gerichte vrijstellingen.
Vaste thuiswerkvergoeding
Het Nibud heeft berekend dat de kosten voor thuiswerken gemiddeld € 2 per dag zijn. Deze kosten zien op koffie/thee, water-, gas- en elektriciteitsverbruik, wc-papier en afschrijving bureau en stoel. Een werkgever geeft hiervoor een vaste vergoeding. Hij wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. De vaste vergoeding van € 2 per dag komt dan ten laste van de vrije ruimte. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling.
Kosten internet- en telefoonabonnement
Een werknemer werkt thuis. Als een werkgever het nodig vindt dat zijn werknemer voor het thuiswerken een internetaansluiting heeft, mag hij deze onbelast vergoeden. De vergoeding valt dan onder de gerichte vrijstelling. Dit geldt ook als de werkgever slechts een deel van de internetkosten vergoed. Dit kan bijvoorbeeld bij een deeltijdmedewerker voorkomen. Het privévoordeel dat de werknemer heeft, is geen loon.
Een vergoeding van de abonnementskosten voor de vaste telefoon valt niet onder de gerichte vrijstelling. De werkgever kan de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding gaat dan ten koste van de vrije ruimte.
De gerichte vrijstelling kan wel gelden voor de abonnementskosten van mobiele communicatiemiddelen. Dit moet dan wel voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
Internet in 3-in-1-pakket
Een werkgever vergoedt de kosten van internet thuis aan zijn werknemer. De vergoeding voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. De werknemer heeft een abonnement afgesloten voor een 3-in-1-pakket (internet, telefoon en televisie).
In dit geval moet de werkgever bepalen welk deel van de factuur voor internet is. Als dit niet op de factuur staat, informeert men bij de provider wat deze kosten zijn bij een apart abonnement. Dat gedeelte valt onder de gerichte vrijstelling.
Als de werkgever de rest ook vergoedt, dan is dat deel belast loon. Hij mag dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Het gaat dan ten koste van de vrije ruimte.
Bron: Forum voor Fiscaal Dienstverleners 08-03-2021